Przedsiębiorca nie zawsze jest w stanie wykonywać samodzielnie swoje zadania. Trudności pojawiają się szczególnie wówczas, gdy wraz z rozwojem działalności obowiązki mnożą się w nieskończoność. Najczęściej w pierwszej fazie stara się za wszelką cenę wywiązać ze wszystkich zadań kosztem życia prywatnego. Gdy ilość pracy go przerośnie, zaczyna poważnie rozważać zatrudnienie pracownika. Natomiast nowa osoba w firmie nie rozwiąże od razu wszystkich naszych problemów. Musimy nauczyć się z nią współpracować, a w szczególności musimy nauczyć sie delegować.

Czym jest delegowanie obowiązków?

Delegowanie obowiązków polega na przydzielaniu zadań pracownikom przez szefa, wraz z całą odpowiedzialnością za rezultaty. Nie chodzi tu jednak o oddanie spraw, które mają niewielkie znaczenie lub takich, których przedsiębiorca nie ma ochoty załatwiać. Delegowanie powinno obejmować czynności cykliczne lub te, które są związane z dużymi projektami.

Ważne, aby przełożony aktywnie uczestniczył w procesie realizacji. Nie wystarczy, że wskaże on jedynie zadania, określi czas ich wykonania, a później, będzie czekał na efekty. Musi ciągle komunikować się z delegowanymi pracownikami, pytać o postęp prac i  pomagać w rozwiązaniu ewentualnych problemów. Dzięki temu przydzielone do zadań osoby, nie będą ich traktowały jak niewdzięczny obowiązek, a jako możliwość do nauczenia się czegoś nowego. Samo zadanie zostanie natomiast wykonane zgodnie z ustaleniami.

Poniżej prezentujemy kilka kluczowych zasad dotyczących delegowania:

1.  Pracownik musi być przygotowany do delegowania z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Nie należy zostawiać przekazywania informacji o zadaniu do wykonania na ostatnia chwilę, ponieważ wtedy  wykonanie zadania staje się nierealne. Dlatego najszybciej, jak tylko jest to możliwe, menedżer powinien zakomunikować podwładnym o nowych działaniach.

2.  Pracownik powinien posiadać odpowiednie kompetencje lub przejawiać chęć ich zdobycia.
Podejmując decyzję o podziale obowiązków, szef powinien wybrać do nich osoby, które są w stanie je wykonać, ponieważ np. mają już na dany temat jakąś wiedzę. Można także wytypować osoby, które w opinii menedżera szybko się uczą i nie mają problemów z przyswajaniem nowych umiejętności. W końcu wszystkim zależy na tym, aby zadania zostały bezstresowo wykonane.

3.  Pracownik musi dokładnie wiedzieć co ma zrobić i w jaki sposób.
Należy zapoznać pracownika z zasadami i etapami realizacji danego projektu, a także jasno określić, którymi z nich powinien się zająć. Trzeba również zapewnić swoją pomoc w razie jakichkolwiek wątpliwości.

4.  Dyskutowanie i motywowanie.
Menedżer powinien także prowadzić częste rozmowy z osobą pracującą nad danym zadaniem. Powinien pytać o jego sugestie i wskazówki. Dzięki zaaganżowaniu pracownika w decyzyjność zbudujemy partnerską relację. Dlatego też należy doceniać postęp prac.

Wybór zadań

Delegując pracownika do zadania, należy odpowiednio wybrać obowiązki. Nie mogą one być zbyt trudne, ani zbyt łatwe.  Może to bowiem zadziałać demotywująco na podwładnego, a także przyczynić się do niewłaściwego wykonania powierzonej pracy.
Najlepiej wybierać zadania, które są ambitne, ale nie przerosną pracownika. Tym sposobem zmotywujemy go do intensywnej pracy i stworzymy szansę na poszerzenie dotychczasowej wiedzy i doskonalenie aktualnych umiejętności. Dzięki temu wzrośnie także stopień zadowolenia pracownika.

Zalety delegowania

Pracowdawca dzięki delegowaniu zadań może poświęcić swój czas na inne ważne czynności. Ale największą wartością jaką daje delegowanie jest zwiększenie zaangażowania pracowników w rozwój firmy. Pracownik, który otrzyma zadanie, za które odpowiada będzie czuł olbrzymią satysfakcję z jego wykonania (w końcu to od niego zależały efekty!), a szef zyska pracownika, któremu będzie mógł zaufać i parntera biznesowego, którego będzie mógł się zawsze poradzić.

Źródło:  https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-magia-delegowania