Z poprzednich moich artykułów dobrze już wiecie, czym jest delegowanie. Wiecie również, że nie należy ono do łatwych umiejętności. Jest to jednak wyzwanie, z którym warto się zmierzyć, bo w rezultacie osiągnąć możemy wiele korzyści. Każdy, kto zleca jakiekolwiek zadanie do wykonania z pewnością liczy na pozytywny efekt jego wykonania – oszczędza to nasze nerwy oraz czas. Dlatego też dziś chciałbym napisać kilka słów od innej strony, czyli jakich błędów NIE popełniać, aby cały proces delegowania przebiegł pomyślnie, a rezultat okazał się zadowalający, a nawet wzorowy.
#1 NIE deleguj zadań nieodpowiednim osobom
Musisz być świadomy, jakiej rangi zadanie powierzasz oraz dokładnie sprawdzić, czy umiejętności jego wykonawcy odpowiadają potrzebom, jakie są niezbędne do zrobienia go. Pamiętaj również o jednej z ważniejszych rzeczy, jaką jest ODPOWIEDZIALNOŚĆ. Jeśli powierzysz ważne zadanie osobie, która nie posiada kompetencji oraz jest niedecyzyjna, nie licz na to, że będzie ono wykonane zupełnie samodzielnie, a Twój udział będzie potrzebny wyłącznie na ostatnim etapie prac. Jeśli zadanie składa się z etapów wymagających decyzyjności, potrzebna jest osoba dobrze znająca się na rzeczy, niebojąca się, upoważniona do podejmowania decyzji oraz brania odpowiedzialności za pracę.
#2 NIE zapomnij doprecyzować zadania oraz oczekiwań
Pamiętaj, aby najstaranniej jak potrafisz przekazać zadanie. Co więcej, przygotuj się do tego, a najlepiej zapisz to – mogą to być chaotyczne notatki, ale notatki. W zabieganiu można o wielu sprawach zapomnieć. Dzięki temu ty będziesz miał dowód na to co faktycznie przekazałeś, a wykonawca podstawy do pracy. Notatki zawsze można uzupełnić, coś dodać lub odjąć. Unikniesz dodatkowych nerwów oraz rozmyślania, czy o niczym nie zapomniałeś. Oprócz spisania samego zadania, pamiętaj o dołączeniu odpowiednich danych, które posiadasz tylko ty, a są wymagane do wykonania go. Pozwoli to na uniknięcie zadawania dodatkowych pytań, odebrania telefonu czy odpisania na maila. Praca dzięki temu nie będzie miała przestojów. Nie zapomnij również o jasnym określeniu oczekiwań.
#3 NIE zlecaj na ostatnią chwilę
Nikt nie lubi robić nic w pośpiechu i, jak wiadomo, pośpiech nie służy niczemu dobremu, a może jedynie może narobić szkód i spowodować, że o czymś zapomnisz czy przysporzyć dodatkowego stresu. Jeśli więc pojawia się zadanie do wykonania, idealnie wpisujące się w predyspozycje, które posiada Twój podwładny, to nie zwlekaj. Im szybciej tym lepiej! Jednak w życiu jest różnie i często zdarzają się sytuacje, w których mamy do zrobienia cos „na wczoraj”. Co wtedy? Przekaż zadanie, jednak pamiętaj, aby uspokoić sytuację, wyartykułować wymagania oraz zaoferować wsparcie i pomoc. Daj do zrozumienia, że pojawiła się nagła sytuacja, że jesteś tego świadomy i choć sam się z tym nie mierzysz, to jesteś do dyspozycji. Nie udowadniaj swojej pozycji, a okaż wsparcie.
#4 NIE deleguj zadań nieodpowiednim stanowiskom
Ambicja oraz morale w pracy to bardzo ważny aspekt. Pamiętaj o tym podczas delegowania zadania. Nie próbuj zrzucić nudnych obowiązków na osobę, która na co dzień zajmuje się bardziej ambitnymi sprawami. Może to zniechęcić pracownika oraz doprowadzić do spadku jego morale. Oczywiście jeśli zdarza się to nieczęsto i pracownik sam wyrazi chęć pomocy w codziennych obowiązkach, to nie ma w tym nic złego. Nie zapomnij jednak o tym, aby nie nadwyrężać życzliwości takiej osoby. Jeśli przestajesz radzić sobie z codziennymi, nudnymi obowiązkami, pomyśl o znalezieniu osoby do pomocy, która chętnie zrobi to za ciebie oraz będzie takie zadania wykonywać świadomie. Jeśli nie ma tych obowiązków zbyt dużo, a mimo wszystko są dla ciebie uciążliwe, świetnym rozwiązaniem jest współpraca ze zdalnym asystentem.
#5 NIE obciążaj w trudnych sytuacjach
Ważne jest, aby relacje w firmie były pozytywne. Co za tym idzie, warto obserwować nastroje oraz stan psychiczny swojego zespołu. Postaraj się nawiązać relacje interpersonalne i wyczuwać, kiedy pojawia się problem. Osoba, która ma kłopoty, nie jest w 100% efektywna, dlatego miej to na uwadze delegując zadania. Odpowiednia równowaga między życiem zawodowym, a osobistym jest równie ważna w kontekście wykonywanej pracy. Jeśli dostrzegasz problem, okaż wsparcie i nie obciążaj zbyt mocno takiej osoby – chwilowo nie deleguj.