Z poprzednich moich artykułów dobrze już wiecie czym jest delegowanie. Wiecie również, że nie należy to do łatwych umiejętności. Jednak warto spróbować zmierzyć się z tym wyzwaniem, gdyż w rezultacie osiągniesz wiele orzyści. Każdy kto zleca jakiekolwiek zadanie do wykonania z pewnością liczy na pozytywny efekt jego wykonania. Oszczędza to nasze nerwy oraz czas. Dlatego dziś chciałabym napisać kilka słów od innej strony. Mówiąc dokładniej jakich błędów NIE popełniać, aby cały proces delegowania przebiegł pomyślnie, a rezultat okazał się zadowalający, a nawet wzorowy.

 

#1 NIE deleguj zadań nieodpowiednim osobom.

 

Musisz być świadomy jakiej rangi zadanie powierzasz oraz dokładnie sprawdzić czy umiejętności wykonawcy zadania odpowiadają potrzebom jakie są niezbędne do zrobienia go. Pamiętaj również o jednej z ważniejszych rzeczy jaką jest ODPOWIEDZIALNOŚĆ. Jeśli powierzysz ważne zadanie osobie, która nie posiada kompetencji oraz jest niedecyzyjna, nie licz na to, że zadanie będzie wykonane zupełnie samodzielnie, a Twój udział będzie potrzebny wyłącznie na ostatnim etapie prac. Jeśli zadanie składa się z etapów wymagających decyzyjności, potrzebna jest osoba dobrze znająca się na rzeczy, niebojąca się oraz upoważniona do podejmowania decyzji oraz brania odpowiedzialności za pracę.

 

#2 NIE zapomnij doprecyzować zadania oraz oczekiwań.

 

Pamiętaj, aby najstaranniej jak potrafisz przekazać zadanie. Co więcej, przygotuj się do tego, a najlepiej zapisz to. Niech to będą chaotyczne notatki, ale notatki. W zabieganiu można o wielu sprawach zapomnieć. Dzięki temu Ty będziesz miał dowód na to co faktycznie przekazałeś, a wykonawca podstawy do pracy. Notatki zawsze można uzupełnić, coś dodać/odjąć. Unikniesz dodatkowych nerwów oraz rozmyślania czy o niczym nie zapomniałeś. Oprócz spisania samego zadania, pamiętaj o dołączeniu odpowiednich danych, które posiadasz tylko Ty, a są wymagane do wykonania go. Pozwoli to na uniknięcie zadawania dodatkowych pytań, odebrania telefonu czy odpisania na maila. Praca dzięki temu nie będzie miała przestojów. Nie zapomnij również o jasnym określeniu oczekiwań.

 

#3 NIE zlecaj na ostatnią chwilę.

 

Nikt nie lubi robić nic w pośpiechu. Jak wiadomo pośpiech nie służy niczemu dobremu. Jedynie może narobić szkód. Spowodować, że o czymś zapomnisz czy nagromadzić dodatkowego stresu. Także, jeśli pojawia się zadanie do wykonania, idealnie wpisujące się w predyspozycje, które posiada Twój podwładny to nie zwlekaj. Im szybciej tym lepiej! Jednak w życiu jest różnie także jeśli już zdarzy się sytuacja, w której mamy do zrobienia cos „na wczoraj”. Przekaż zadanie, jednak pamiętaj aby uspokoić sytuację, przekazać wymagania oraz zaoferować wsparcie oraz pomoc. Daj do zrozumienia, że pojawiła się nagła sytuacja, że jesteś tego świadomy i choć sam się z tym nie mierzysz, to jesteś do dyspozycji. Nie udowadniaj swojej pozycji, a pokaż wsparcie.

 

#4  NIE deleguj zadań nieodpowiednim stanowiskom.

 

Ambicja oraz morale w pracy to bardzo ważny aspekt. Pamiętaj o tym podczas delegowania zadania. Nie próbuj zrzucić nudnych obowiązków na osobę, która na co dzień zajmuje się bardziej ambitnymi sprawami. Może do zniechęcić pracownika oraz doprowadzić do spadku morale pracownika. Oczywiście jeśli zdarza się to nieczęsto i pracownik sam wyrazi chęć pomocy w codziennych obowiązkach to nie ma w tym nic złego. Nie zapomnij jednak o tym, aby nie nadwyrężać życzliwości takiej osoby. Jeśli przestajesz radzić sobie z codziennymi, nudnymi obowiązkami, pomyśl o znalezieniu osoby do pomocy, która chętnie zrobi to za Ciebie oraz będzie świadomie wykonywać takie zadania. Jeśli nie ma tych obowiązków zbyt dużo, a mimo wszystko są dla Ciebie uciążliwe, świetnym rozwiązaniem jest współpraca ze zdalnym asystentem.

 

#5 NIE obciążaj w trudnych sytuacjach.

 

Ważne jest, aby relacje w firmie były pozytywne. Co za tym idzie, warto obserwować nastroje oraz stan psychiczny swojego zespołu. Postaraj się nawiązać relacje interpersonalne i wyczuwać kiedy pojawia się problem. Osoba, która ma kłopoty nie jest w 100% efektywna, dlatego miej to na uwadze delegując zadania. Odpowiednia równowaga między życiem zawodowym, a osobistym jest równie ważna w kontekście wykonywanej pracy. Jeśli dostrzegasz problem, pokaż wsparcie i nie obciążaj zbyt mocno takiej osoby – chwilowo nie deleguj.