Kim rzeczywiście jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka, zdalna asystentka, w formie męskiej, żeńskiej. Odmian i nazw jest wiele. Ale założenie jedno: być „prawą ręką” przedsiębiorcy. Biznes, który szturmem podbił USA i zachodnią Europę, do tego w czasach totalnej mobilności i elastyczności. W czasach, w których nie przywiązujemy się już do miejsca pracy i jesteśmy w ciągłym ruchu, biznes potrzebuje zaufanych osób, które pozwolą utrzymać firmę w ramach, gdy jej właściciel biegnie z jednego spotkania na drugiej. Tą osobą może być wirtualna asystentka.
Jak w kliku słowach opisać kim jest wirtualna asystentka? Zapytałam kilku przypadkowych ludzi, jak oni rozumieją to pojęcie. Oto, co usłyszałam:
- Osoba, która umawia spotkania szefowi.
- Wirtualna asystentka to kobieta, która odpowiada na maile przedsiębiorcy.
- To osoba, która organizuje prace biura.
No właśnie, próbując zdefiniować pojęcie wirtualnego asystenta (celowo używam różnych form i tak też będę robić w dalszej części tekstu) przypisujemy jedną czynność, którą taka osoba mogłaby wykonywać. Natomiast gdy bardziej zagłębimy się w temat okaże się, że wirtualna asystentka jest w stanie wykonać praktycznie wszystko.
Zbudujmy więc własną definicję wirtualnej asystentki, skupiając się na trzech aspektach: jej miejscu i funkcji w firmie, szerokim i różnorodnym zakresie obowiązków oraz poziomie ich zaawansowania.
Po pierwsze, wirtualna asystentka to nie kolejny pracownik w firmie. Minęły już czasy, gdy tym zawodem zajmowały się osoby szukające pracy dorywczej. Teraz to pełnowymiarowe biznesy, które zatrudniają zespoły specjalistów, a ich zadaniem jest codziennie wspieranie firm w ich działaniu. Wirtualny asystent to Twój partner w biznesie. Tak samo, jak Ty jest przedsiębiorcą i napotyka na te same trudności. Dlatego doskonale Cię zrozumie.
Jest to bardzo ważna zmiana świadomościowa. Pracownik na etacie będzie zawsze w pierwszej kolejności myślał o sobie. Dla wirtualnej asystentki, która ma swój biznes, będziesz klientem. Klientem, o którego trzeba dbać, bo to on na koniec płaci fakturę za nasze usługi.
Druga rzecz, to fakt, iż określenie „wirtualna asystentka” wskazywać może, że mamy do czynienia z jednoosobową działalnością. W rzeczywistości zakres zadań jest tak szeroki, że jedna osoba nie jest w stanie być ekspertem w każdej dziedzinie. Dlatego za pojęciem zdalnego asystenta kryje się zespół wykwalifikowanych specjalistów z danych dziedzin – jakich? O tym będzie za chwilę 🙂
Trzecia kwestia – wirtualna asystentka wykonuje również bardzo zaawansowane działania. Potocznie przyjmuje się, że rolą asystentki jest wykonywanie tych najbardziej przyziemnych spraw w firmie. Kompetencje wirtualnej asystentki idą dalej.
Zadania Wirtualnego asystenta można podzielić na:
- Zadania marketingowo-sprzedażowe: np. tworzenie i zarządzanie stronami internetowymi i profilami w social media, prowadzenie aukcji w Internecie, w ograniczonym stopniu obsługa sklepów internetowych i fotografii produktowej. Obsługa kanałów reklamowych w sieci.
- Typowe zadania administracyjne, takie jak odbieranie telefonów, odpowiadanie na e-maile. Obsługa newslettera, proste tłumaczenia, umawianie spotkań z klientami. Transkrypcja audio i video.
- Zadania kreatywne: projektowanie graficzne, ogólnie pojęty content design, copywriting (treści na stronę www, artykuły na bloga, stworzenie infografiki etc.), edycja video i audio. Pisanie artykułów tematycznych i obecność w prasie, gościnne wpisy na blogach i serwisach www napędzające ruch na stronie Klienta.
- Research i badania rynku: znalezienie ofert nieruchomości, potencjalnych odbiorców usługi Klienta, lokalnych i ogólnopolskich eventów, szkoleń i konferencji. Analiza książek i publikacji wartych przeczytania, a także zadanych treści oraz materiałów.
I w ten sposób niewinna wirtualna asystentka stała się biznesem z prawdziwego zdarzenia 🙂
Jak pracują wirtualne asystentki Ale Biuro?
Wsparcie obsługi klienta
Posiadamy bardzo duże doświadczenie w obsłudze klientów, które zbieraliśmy tworząc i rozwiając inne firmy działające w ramach naszej grupy. Na przykład naszym sukcesem jest obsługa kilkuset klientów miesięcznie z całego świata w ramach projektu Properly.
Dlatego sami wiemy jak ważne jest, aby klienci byli zawsze dobrze obsłużeni. To pierwszy kontakt sprawia, czy klient nam zaufa, czy będzie chciał skorzystać z naszych usług.
Dlatego w ramach współpracy możemy:
Odebrać każdy telefon i odpisać błyskawicznie na maila.
Klienci nie lubią gdy nie mogą się dodzwonić do danej firmy. Wyobraź sobie, że masz własną infolinię, która nie generuje Tobie żadnych kosztów, a dodatkowo masz pewność, że każdy telefon zostanie odebrany.
Jak często zdarza się, że nie masz czasu odpisać na maila? Wirtualna asystentka jest zawsze w gotowości i odpowie na każde zapytanie jakie zostanie skierowane na Twoją skrzynkę pocztową.
Przygotować umowy i dopilnować, aby klient je podpisał.
Zadaniem wirtualnej asystentki jest to, aby zadania zabierające dużo czasu były szybko i bezproblemowo realizowana. Taka sytuacja często jest z umowami i innymi dokumentami. Nie musisz zawracać sobie tym głowy. Podjąłeś współpracę z nowym klientem? To zacznij robić z nim biznes, a wirtualna asystentka dopilnuje formalności.
Wystawić fakturę i ją zaksięgować.
Fakturowanie to jedno z najczęściej delegowanych zadań. Z chęcią nawiążemy współpracę z Twoim biurem rachunkowym, wystawimy faktury Twoim kontrahentom i przekażemy wszelkie dokumenty do Twojego księgowego.
Wsparcie marketingowe
W naszym zespole są osoby, które na codzień pracują wyłącznie z social mediami lub tworzą reklamy w google i pozycjonują strony.
Z wielką chęcią podejmiemy się kreatywnych wyzwań polegających na:
Zbudowaniu strategii marketingowej
Pierwszym krokiem jaki należy zrobić to zastanowić się co chcemy osiągnąć w internecie, a następnie dobrać do planu odpowiednie narzędzia. Inne podejście jest nieefektywne i w efekcie końcowym przepala Twoje pieniądze.
Prowadzeniu profili na facebooku i instagramie
Gdy już będziemy wiedzieli co chcemy osiągnąć, do kogo kierujemy swoją ofertę i dlaczego, wtedy przejdziemy do realizacji założeń. Jednym z takich działań jest obecność w social mediach. Nasze wirtualne asystentki znają jak własną kieszeń najpopularniejsze serwisy. Wiedzą co i jak należy tworzyć, aby przykuć uwagę potencjalnych klientów.
Tworzeniu reklam w Google i na Facebooku
Gdy już budujemy widoczność Twojej firmy w sposób organiczny, możemy przejść do bardziej zaawansowanych narzędzi tj. płatne reklamy, które będą ściągać dodatkowy ruch na Twoją stronę.
Zbudowaniu strony www
A gdy o stronie już mowa. To potrafimy również je tworzyć. Marzy Ci sie ładna strona oparta o prosty i intuicyjny interfejs WordPress, z chęcią taką stronę dla Ciebie zbudujemy.