Kim rzeczywiście jest wirtualna asystentka?

 

Wirtualna asystentka, zdalna asystentka, w formie męskiej, żeńskiej. Odmian i nazw wiele. Ale założenie jedno – być „prawą ręką” przedsiębiorcy. Biznes, który szturmem podbił USA i zachodnią Europę. W czasach totalnej mobilności i elastyczności. W czasach, w których nie przywiązujemy się już do miejsca pracy i jesteśmy w ciągłym ruchu, biznes potrzebuje zaufanych osób, które pozwolą utrzymać firmę w ramach, gdy jej właściciel biegnie z jednego spotkania na drugiej. Tą osobą może być wirtualna asystentka.

Jak w kliku słowach opisać kim jest wirtualna asystentka? Zapytałam kilku przypadkowych ludzi, jak oni rozumieją to pojęcie.

Otóż tak:

Osoba, która umawia spotkania szefowi.

Wirtualna asystentka to kobieta, która odpowiada na maile przedsiębiorcy.

To osoba, która organizuje prace biura.

 

No właśnie, próbując zdefiniować pojęcie wirtualnego asystenta (celowo używam różnych form i tak też będę robić w dalszej części tekstu) przypisujemy jedną czynność, którą taka osoba mogłaby wykonywać. Natomiast gdy bardziej zagłębimy się w temat okaże się, że wirtualna asystentka jest w stanie wykonać praktycznie wszystko.

Ale do rzeczy.

Zbudujmy własną definicję wirtualnej asystentki.

Po pierwsze, wirtualna asystentka

to nie kolejny pracownik w firmie. Minęły już czasy gdy tym zawodem zajmowały się osoby szukające dorywczej pracy. Teraz to pełnowymiarowe biznesy, które zatrudniają zespoły specjalistów, których zadaniem jest codziennie wspieranie firm w ich działaniu. Wirtualny asystent to Twój partner w biznesie. Tak samo jak Ty jest przedsiębiorcą i  napotyka na te same trudności. Dlatego doskonale Ciebie zrozumie.

Jest to bardzo ważna zmiana świadomościowa. Pracownik na etacie będzie zawsze w pierwszej kolejności myślał o sobie. Dla wirtualnej asystentki, która ma swój biznes będziesz klientem. O klienta trzeba dbać bo to on na koniec płaci fakturę za nasze usługi.

Druga rzecz,

tak jak już zaznaczyłam przed chwilą nazwa wirtualna asystentka może wskazywać, że to jednoosobową działalność. W rzeczywistości zakres zadań jest tak szeroki, że jedna osoba nie jest w stanie być ekspertem w każdej dziedzinie. Dlatego za pojęciem zdalnego asystenta kryje się zespół wykwalifikowanych specjalistów z danych dziedzin – jakich ? o tym będzie za chwilę 🙂

Trzecia kwestia, wirtualna asystentka

 

wykonuje również bardzo zaawansowane działania. Potocznie przyjmuje się, że rolą asystentki jest wykonywanie tych najbardziej przyziemnych spraw w firmie. Kompetencje wirtualnej asystentki idą dalej.

Zadania Wirtualnego asystenta można podzielić na:

1. zadania marketingowo – sprzedażowe: np. tworzenie i zarządzanie stronami internetowymi i profilami w social media. Prowadzenie aukcji w Internecie, w ograniczonym stopniu obsługa sklepów internetowych i fotografii produktowej. Obsługa kanałów reklamowych w sieci.

2. typowe zadania administracyjne, takie jak odbieranie telefonów, odpowiadanie na e-maile. Obsługa newslettera, proste tłumaczenia, umawianie spotkań z klientami. Transkrypcja audio i video.

3. zadania kreatywne: projektowanie graficzne, ogólnie pojęty content design, copywriting, ghostwriting (np. zawartość strony internetowej, artykuły na bloga, stworzenie infografiki, itp.), edycja video i audio. Pisanie artykułów tematycznych i obecność w prasie. Gościnne wpisy na blogach i serwisach www napędzające ruch na stronie Klienta.

4. research i badania: znalezienie ofert nieruchomości, potencjalnych odbiorców usługi Klienta, lokalnych i ogólnopolskich eventów, szkoleń i konferencji. Research książek i publikacji wartych przeczytania. Research zadanych treści i materiałów.

I w ten sposób niewinna wirtualna asystentka stała się biznesem z prawdziwego zdarzenia 🙂

 

 

 

 

Jak pracują wirtualne asystentki Ale Biuro?

Wsparcie obsługi klienta

Posiadamy bardzo duże doświadczenie w obsłudze klientów, które zbieraliśmy tworząc i rozwiając inne firmy działające w ramach naszej grupy. Na przykład naszym sukcesem jest obsługa kilkuset klientów miesięcznie z całego świata w ramach projektu Properly.

Dlatego sami wiemy jak ważne jest, aby klienci byli zawsze dobrze obsłużeni. To pierwszy kontakt sprawia, czy klient nam zaufa, czy będzie chciał skorzystać z naszych usług. 

Dlatego w ramach współpracy możemy:

=

Odebrać każdy telefon i odpisać błyskawicznie na maila.

Klienci nie lubią gdy nie mogą się dodzwonić do danej firmy. Wyobraź sobie, że masz własną infolinię, która nie generuje Tobie żadnych kosztów, a dodatkowo masz pewność, że każdy telefon zostanie odebrany.

Jak często zdarza się, że nie masz czasu odpisać na maila? Wirtualna asystentka jest zawsze w gotowości i odpowie na każde zapytanie jakie zostanie skierowane na Twoją skrzynkę pocztową.

=

Przygotować umowy i dopilnować, aby klient je podpisał.

Zadaniem wirtualnej asystentki jest to, aby zadania zabierające dużo czasu były szybko i bezproblemowo realizowana. Taka sytuacja często jest z umowami i innymi dokumentami. Nie musisz zawracać sobie tym głowy. Podjąłeś współpracę z nowym klientem? To zacznij robić z nim biznes, a wirtualna asystentka dopilnuje formalności.

=

Wystawić fakturę i ją zaksięgować.

Fakturowanie to jedno z najczęściej delegowanych zadań. Z chęcią nawiążemy współpracę z Twoim biurem rachunkowym, wystawimy faktury Twoim kontrahentom i przekażemy wszelkie dokumenty do Twojego księgowego.

Wsparcie marketingowe

W naszym zespole są osoby, które na codzień pracują wyłącznie z social mediami lub tworzą reklamy w google i pozycjonują strony.

Z wielką chęcią podejmiemy się kreatywnych wyzwań polegających na:

=

Zbudowaniu strategii marketingowej

Pierwszym krokiem jaki należy zrobić to zastanowić się co chcemy osiągnąć w internecie, a następnie dobrać do planu odpowiednie narzędzia. Inne podejście jest nieefektywne i w efekcie końcowym przepala Twoje pieniądze.

=

Prowadzeniu profili na facebooku i instagramie

Gdy już będziemy wiedzieli co chcemy osiągnąć, do kogo kierujemy swoją ofertę i dlaczego, wtedy przejdziemy do realizacji założeń. Jednym z takich działań jest obecność w social mediach. Nasze wirtualne asystentki znają jak własną kieszeń najpopularniejsze serwisy. Wiedzą co i jak należy tworzyć, aby przykuć uwagę potencjalnych klientów.

=

Tworzeniu reklam w Google i na Facebooku

Gdy już budujemy widoczność Twojej firmy w sposób organiczny, możemy przejść do bardziej zaawansowanych narzędzi tj. płatne reklamy, które będą ściągać dodatkowy ruch na Twoją stronę.

=

Zbudowaniu strony www

A gdy o stronie już mowa. To potrafimy również je tworzyć. Marzy Ci sie ładna strona oparta o prosty i intuicyjny interfejs WordPress, z chęcią taką stronę dla Ciebie zbudujemy. 

Poznaj więcej szczegółów na temat współpracy z wirtualną asystentką

Masz pytania? Skontaktuj się z nami.