Zaczynasz swoją przygodę z biznesem i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w domowym zaciszu? A może planujesz założyć spółkę i nie chcesz narażać się na wysokie koszty związane z wynajmem biura? Idealnym rozwiązaniem jest wirtualne biuro – Twoja firma może zostać zarejestrowana pod prestiżowym adresem. Czy wiesz, jak działają biura wirtualne? Podpowiadamy, czym kierować się przy jego zakładaniu.

Czym jest wirtualne biuro?

Początki tego biznesu sięgają lat 90. Jak to często bywa, zaczęło się w Stanach Zjednoczonych, gdzie przedsiębiorcy, chcąc zminimalizować koszty prowadzenia swoich działalności gospodarczej, szukali alternatyw dla wynajęcia powierzchni biurowych. W dzisiejszych czasach wirtualne biura są czymś powszechnym, działają w wielu krajach, w tym w Polsce, a ich oferta jest tak bardzo rozbudowana, że często potrafią kompleksowo obsługiwać swoich klientów. Od księgowości po marketing.

Podstawowym zadaniem wirtualnego biura jest udostępnienie klientom adresu do rejestracji działalności gospodarczej. Adres najczęściej jest prestiżowy – lokal znajduje się w centrum lub w dobrze skomunikowanej części miasta.

Jak działa biuro wirtualne?

Zakres usług świadczonych przez wirtualne biura jest bardzo zróżnicowany. Na początek, każde biuro oferuje wirtualny adres dla firm, dzięki czemu przedsiębiorcy już po dokonaniu formalności mogą podać adres przy rejestracji działalności gospodarczej. Zostanie on ujawniony m.in. w KRS czy CEIDG.

Wirtualny adres to dopiero początek – większość właścicieli biur wirtualnych proponuje przedsiębiorcom dodatkowe usługi, np.:

• przechowywanie, skanowanie i porządkowanie przychodzącej korespondencji,
• obsługę połączeń przychodzących do firmy,
• doradztwo w sprawach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych biura,
• obsługę spotkań biznesowych,
• biura serwisowe.

Dodatkowo, bardzo często wirtualne biura oferują sale konferencyjne na godziny, gdzie klienci mogą spotykać się ze swoimi kontrahentami. Niektóre stawiają także na freelancerów, proponując im coworking.

Kto najczęściej korzysta z biur wirtualnych?

Na wirtualny adres firmy najczęściej decydują się mikroprzedsiębiorcy czy freelancerzy. Oferują oni usługi, które sprzedają przez Internet, dzięki czemu faktycznie nie potrzebują biura w centrum miasta – swoją pracę mogą wykonywać z dowolnego miejsca na ziemi.

Z wirtualnych biur korzystają także osoby, które wynajmują mieszkanie i nie uzyskały zgody właściciela, aby pod tym adresem zarejestrować własną działalność. Dla nich opcja w postaci wirtualnego adresu jest idealnym rozwiązaniem, gdyż jest korzystniejsza cenowo niż wynajem biura. Na wirtualne biura decydują się również przedsiębiorcy, którzy prowadzą mobilny tryb pracy. Większość czasu spędzają u klientów, a wirtualne biuro jest tylko miejscem obsługi korespondencji.

Jak założyć biuro wirtualne?

Wirtualne biura działają praktycznie we wszystkich większych miastach Polski. Zanim uzyskasz wirtualny adres, zapoznaj się z aktualnymi ofertami i sprawdź:

• lokalizację wirtualnego biura – przykładowo, Ale Biuro proponuje aktualnie aż dwie lokalizacje: jedną w centrum Torunia, drugą w centrum Bydgoszczy, do których dojazd nie będzie kłopotem,
• możliwość skorzystania z sali konferencyjnej lub biura – jeżeli od czasu do czasu spotykasz się z klientami osobiście, lepiej będzie zaprosić ich do sali konferencyjnej niż kawiarni,
• dodatkowe możliwości – Ale Biuro oferuje usługę zdalnego asystenta, który zadba o prawidłowe funkcjonowanie firmy, obsłuży klienta, wystawi faktury i wykona wiele więcej ważnych zadań dla Ciebie.

Ile kosztuje korzystanie z biura wirtualnego?

Podsumowując, wiesz już, co to jest biuro wirtualne i jakie korzyści płyną z jego wynajmu. Pozostaje jeszcze kwestia kosztów. Wirtualne biura wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów i proponują dogodne opcje rozliczeń. Natomiast każda jest tańsza niż wynajem lokalu gospodarczego w centrum miasta.

Na przykład w podstawowym pakiecie Ale Biuro oferuje:

1. Obsługę poczty papierowej,
2. Odbieranie listów/paczek, segregowanie, otwieranie i przekazywanie informacji do odbiorcy (jeśli jest taka wola),
3. Przekazywanie dokumentów, faktur do swojego biura księgowego.

 oraz:

4. Możliwość wynajęcia sali konferencyjnej (wyposażenie: stoliki, krzesła, komputer, drukarkę, rzutnik, tablicę)
5. Oferujemy możliwość wynajęcia fizycznej powierzchni biurowej,
6. Oferujemy możliwość przechowywania dokumentów spółki,
7. Odbieranie i składanie pism urzędowych.

Poza tym można skorzystać z usług zdalnego asystenta na godziny, który wykona takie zadania jak:

1. Wystawianie faktur sprzedażowych i przesyłanie ich do kontrahentów,
2. Przygotowywanie umów zgodnie z wytycznymi i wysyłanie we wskazane miejsce,
3. Wypełnianie wniosków,
4. Przygotowywanie baz klientów,
5. Rezerwacje hoteli, lotów czy innych wydarzeń,
6. Prowadzenie kalendarza spotkań,
7. Miękka windykacja,
8. Obsługa poczty e-mail.