Zdalnie – czyli jak?

 Asystent to człowiek, który pomaga w pracy innej osobie. Intuicyjnie można by pomyśleć, że taka osoba, aby wykonać dobrze swoją pracę powinna być dostępna na tzw. wyciągnięcie ręki, czyli obecna fizycznie, aby mogła szybko reagować i realizować swoje zadania.

 Faktycznie jeszcze parę lat temu tak wyglądała praca asystenta. Ale w dzisiejszych czasach, gdzie każdy ma dostęp do internetu i telefonu komórkowego okazuje się, że wiele zadań można wykonać zdalnie.

 Wiele procesów w firmie zostaje oddanych zewnętrznym firmom. Księgowość, rekrutacja, sprzedaż, dział prawny, it. Etatowi pracownicy zostali zamienieni na dostawców usług wyspecjalizowanych w swoich dziedzinach. Teraz nastał czas na outsourcing usług związanych ze wsparciem funkcjonowania biura czy firmy. Tak powstała nowa branża, która nazywa się zdalnym asystentem.

 

Jak wszystko co nowe, również zdalny asystent budzi wątpliwości. Najwięcej obaw wśród potencjalnych klientów budzi fakt, czy zlecone zadanie, które ma być wykonane zdalnie, przez osobę, której fizycznie nie widzimy zostanie zrealizowane terminowo i poprawnie. Dotychczas byliśmy przyzwyczajeni do tego, że jesteśmy w stanie wszystko skontrolować i w razie potrzeby zareagować. Współpracując ze zdalnym asystentem musimy mu zaufać, że swoją pracę wykona zgodnie z wytycznymi. Ale czy takie same argumenty nie były używane gdy popularny stawał się outsourcing it? A teraz firmy z Polski, potrafią naprawiać zdalnie komputery w Azji czy w Ameryce.

 Zdalny asystent jest w stanie wykonać 90% zadań, które wykonuje stacjonarny odpowiednik. Aby praca została wykonana zgodnie z ustaleniami należy spełnić 2 wymagania:

 

#1.Odpowiednio przygotować zadanie / wdrożyć do realizacji. Zatrudniając nowego pracownika, czy oddając mu nowe zadanie również musimy go do tego przygotować. Świeża osoba w firmie potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, aby odpowiednio wdrożyć się do swoich zadań.

 

Podobnie sytuacja wygląda ze zdalnym asystentem. Zadanie przekazywane często jest za pośrednictwem maila lub komunikatora. Dlatego ważne jest, aby precyzyjnie opisać to czego chcemy. Im dokładniej przedstawimy to co chcemy, tym szybciej zadanie zostanie wykonane. Chyba, że lubimy jak ktoś zadaje dodatkowe pytania 🙂 Wiele zadań jest cyklicznych, więc nie ma konieczności tłumaczenia tego samego co chwilę.

 

#2. Zmiana metody komunikowania się. Z tradycyjnym asystentem możemy się spotkać i porozmawiać osobiście. Ze zdalnym komunikacja wygląda trochę inaczej. Tak jak wspominaliśmy wcześniej, najczęstszą metodą przekazywania zadań jest mail, na który trafiają szczegóły oraz telefon, który służy do doprecyzowania kwestii jeśli jest taka potrzeba. Można by pomyśleć, że takie działanie jest niewygodne, ale w dzisiejszych czasach, gdy większość czasu jesteśmy mobilni z tradycyjnym asystentem również częściej rozmawiamy telefonicznie niż osobiście.

 Zdalny charakter współpracy ma wiele korzyści.

 Po pierwsze, nie ogranicza nas miejsce, ani czas. Bez względu na to gdzie byśmy nie przebywali, nasz zdalny asystent wykona zadanie tak jak należy. Gdyż zdalny charakter współpracy jest dla niego rzeczą normalną. Stacjonarny asystent może się pogubić, gdy akurat będziemy w podróży bo będzie przyzwyczajony do tego, że mógł zawsze podejść i skonsultować się.

 

Po drugie, wbrew pozorom mamy większą kontrole nad zadaniami i ich realizacją. Każde zadanie jest spisane i doprecyzowane. Dodatkowo możemy wrócić do niego w dowolnym momencie. Z tradycyjnym asystentem zadania przekazujemy ustnie, co może prowadzić do niedomówień i konfliktów. To co jest na papierze łatwiej skontrolować.

 

Po trzecie, nie musimy generować kosztów w postaci miejsca pracy. Tradycyjnego asystenta trzeba gdzieś posadzić i wyposażyć w komputer, telefon, drukarkę, papier do drukarki, kawę, herbatę itd. Wbrew pozorom może to być spora kwota, którą zaoszczędzamy współpracując zdalnie.

 

Po czwarte, zadanie jest zawsze wykonane, zdalny asystent nie choruje, nie idzie na L4, nie trzeba go zwalniać z pracy gdy jest za gorąco 🙂 Zdalny asystent to firma – zespół ludzi i Twój partner w biznesie.

 

 Czy zatem zdalna współpraca się opłaca? Zdecydowanie tak!